Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política explica cómo IBUKU recolecta, usa, comparte y protege los datos personales de huéspedes, visitantes de hotelibuku.com, personas que diligencian nuestros formularios y personas que nos escriben por WhatsApp, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas aplicables.

1. Responsable del tratamiento

IBUKU Hotel Boutique · NIT en verificación · RNT en verificación · Vereda Bonilla, frente al embalse de Guatapé, El Peñol, Antioquia, Colombia · [email protected] · WhatsApp +57 321 313 1697

2. Datos que tratamos

- Identificación y contacto: nombre, documento (para el registro hotelero y la factura), nacionalidad, correo, teléfono/WhatsApp y dirección.

- Reserva y estadía: villa, fechas, número de huéspedes, preferencias, servicios adicionales, pagos realizados (el pago lo procesa Wompi; IBUKU no almacena números de tarjeta).

- Conversaciones: mensajes que nos envías por WhatsApp, atendidos por nuestro equipo con apoyo de un asistente automatizado (Elena).

- Formularios: los datos que diligencias en nuestros formularios web o de GoHighLevel (nombre, correo, WhatsApp, fechas, villa de interés) y la prueba de tu autorización (fecha, versión de esta política, canal).

- Navegación (solo si la aceptas en el banner de cookies): páginas vistas, origen de la visita (campañas UTM, sitio de referencia), dispositivo y etapa del proceso de reserva en la que estás.

- No tratamos datos sensibles salvo los que tú decidas compartir (p. ej. alergias o necesidades de accesibilidad) y solo para atenderte. Los datos de menores se tratan únicamente para el registro hotelero exigido por la ley y con autorización de su representante.

3. Finalidades

- Gestionar cotizaciones, reservas, pagos, facturación electrónica y la estadía.

- Cumplir obligaciones legales: Tarjeta de Registro Hotelero (TRA, MinCIT), reporte SIRE a Migración Colombia, obligaciones tributarias y contables.

- Comunicaciones operativas sobre tu reserva (confirmación, instrucciones de llegada, servicios contratados) y, si dejaste una reserva sin terminar, un recordatorio sobre esa misma reserva.

- Atención por WhatsApp: responder tus consultas por medio de nuestro equipo y de Elena, nuestro asistente automatizado, que registra el estado de la conversación para dar continuidad a la atención.

- Seguimiento post-estancia de servicio: agradecimiento, encuesta de satisfacción, solicitud de reseña, objetos olvidados, facturas y atención de reclamos relacionados con tu estadía. Estas comunicaciones no contienen promociones.

- Con tu autorización expresa y separada: enviarte ofertas, novedades y beneficios de IBUKU por WhatsApp o correo, y personalizar publicidad (Meta/Google) con base en tu navegación.

- Medición y mejora del sitio y del servicio (analítica), solo con tu consentimiento de cookies analíticas.

- Atender peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de habeas data y la seguridad del hotel.

4. Autorización

Solicitamos tu autorización previa, expresa e informada mediante casillas que debes marcar tú (nunca vienen marcadas): una para aceptar los Términos y Condiciones y el tratamiento necesario para tu reserva, y otra, opcional e independiente, para recibir mercadeo. Negarte al mercadeo no afecta tu reserva ni la atención. En el sitio, las cookies no necesarias solo se activan si las aceptas. Guardamos la prueba de cada autorización (texto, versión, fecha y canal).

5. Encargados y transferencias

Compartimos datos solo con proveedores que actúan como encargados bajo nuestras instrucciones: LobbyPMS (sistema hotelero), Beds24 (gestor de canales, mientras esté en uso), Wompi (pagos), Meta/WhatsApp Business API (mensajería), Supabase y Cloudflare (infraestructura), n8n (automatización), GoHighLevel (gestión de clientes), Google y Meta (analítica y publicidad, solo con consentimiento). Algunos están fuera de Colombia (p. ej. Estados Unidos, Brasil, Unión Europea): la transferencia o transmisión internacional se hace con las garantías del artículo 26 de la Ley 1581 y del capítulo 3 del Decreto 1377 de 2013. No vendemos tus datos.

6. Tus derechos

- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.

- Solicitar prueba de la autorización otorgada.

- Ser informado del uso que se ha dado a tus datos.

- Revocar la autorización y/o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez agotado el trámite ante IBUKU.

- Acceder gratuitamente a tus datos.

7. Cómo ejercerlos (consultas y reclamos)

Escribe a [email protected] o por WhatsApp al +57 321 313 1697 indicando tu nombre, documento, la petición y un medio de respuesta. Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5). Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): máximo 15 días hábiles (prorrogables 8), según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido. Para dejar de recibir mercadeo basta con responder "BAJA" o "STOP", o usar el enlace de baja de cada mensaje.

8. Conservación y seguridad

Conservamos los datos mientras dure la relación y luego el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y de registro hotelero (en general, 10 años para soportes contables). Los datos de navegación y de leads sin reserva se conservan máximo 24 meses. Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: cifrado en tránsito, control de accesos por rol y registro de actividad.

9. Visitantes de la Unión Europea y otros países

Si nos visitas desde la UE/EEE o el Reino Unido, las bases legales son: ejecución del contrato (reserva), obligación legal (registro hotelero), consentimiento (mercadeo y cookies no necesarias) e interés legítimo (seguridad y prevención de fraude). Tienes además derecho a la portabilidad, a oponerte y a reclamar ante tu autoridad de protección de datos. Residentes de California y otros estados de EE. UU.: no vendemos ni compartimos tus datos a cambio de dinero; puedes pedir acceso o eliminación por los mismos canales.

10. Vigencia y cambios

Vigente desde el 17 de octubre de 2026 (versión v1-2026-10-17). Los cambios sustanciales se publicarán en esta página y, si afectan finalidades, pediremos una nueva autorización. Consulta también el Aviso de Privacidad (https://hotelibuku.com/aviso-privacidad), la Política de Cookies (https://hotelibuku.com/politica-cookies) y los Términos y Condiciones (https://hotelibuku.com/terminos-y-condiciones).